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  • 2019-07-06

采购与法务管理系统

合同管理

合同管理管理模块。在系统上,根据《合同管理办法》及实施细则,建立一套完整的合同管理流程,详细划分总公司各部门、各分公司在流程中的职责任务,实现合同管理流程自动化。

针对合同基本信息、审查管理、范本管理、履行管理、变更管理等,形成公司合同信息库和合同主体库(对于供应商,整合采购管理中的供应商管理模块;对于客户,形成客户管理模块;对于合作伙伴,形成合作伙伴管理模块),使公司经审批签署的合同纳入统一登记管理。对公司合同承办、审查、归档、盖章、履行等操作的人员根据不同的工作分工建立分级查询、修改、删除等操作权限。在系统中实现对合同管理流程的自动流转、数据关联、信息检索、统计分析、过程监控等功能。

合同管理将实现与财务报销付款系统的对接,此外,考虑到银商的IT需求,为将来与预算、资产管理系统中预留接口。

在业务不断扩大、合同数量日益递增的情况下,通过系统全面掌握全公司(包括总公司、各分公司)的合同情况,以进行财务预算管理、法律风险控制、全面履行合同等。部门也可以对本部门的合同全面掌握。

合规管理

合规管理模块。在系统中,提供公司规章制度的拟订及审查、审批流程,并实现公司规章制度(以及法律法规及有效法律文件)的汇总、发布、查询、统计、维护、更新、历史版本管理、标签、吐槽评论意见收集等功能。

知识产权管理

知识产权管理模块。在系统中建立商标、专利、著作权、域名等管理流程。根据商标、专利、著作权等方面管理要求,建立一套完整的知识产权(专利、商标、软件著作权、域名等,分别独立的流程)管理流程,详细划分总公司各部门、各分公司在流程中的职责任务,按流程审批和填报内容,实现知识产权管理流程自动化。针对专利、商标、软件著作权、域名等知识产权的基本信息、发起申请注册或登记的审查管理、办理管理、变更管理和后继缴费、续费、争议、变更等建立一整套知识产权信息库,将公司已申请的知识产权、今后的知识产权进行统一登记管理。将总分公司进行知识产权承办、审查、归档、事务办理等操作的人员根据不同的工作分工建立分级查询、修改、删除等操作权限。在系统中实现对知识产权管理流程的自动流转、数据关联、信息检索、统计分析、过程监控、预警警示等功能。

争议诉讼管理

争议诉讼管理模块。系统提供公司各单位、部门将争议诉讼登记或上报登记、审批等功能。实现对特定争议诉讼处理方案的审批流转,针对诉讼基本信息和审批意见等,形成公司争议信息库,在将争议诉讼处理结果及相关文件文书、证据存档归档同时,并能够反映进入合同信息库和合同主体库(对于供应商,整合采购管理中的供应商管理模块;对于客户,形成客户管理模块;对于合作伙伴,形成合作伙伴管理模块),使公司经争议纳入统一登记管理并与合同、采购等形成有机联系。对公司争议诉讼承办、审查、归档、盖章、履行等操作的人员根据不同的工作分工建立分级查询、修改、删除等操作权限。在系统中实现对诉讼审批流程的自动流转、数据关联、信息检索、统计分析、过程监控、预警警示等功能。

法律服务管理

法律服务管理模块。1、聘请律师事务所、知识产权代理机构等的申请、审批、登记。使用供应商管理模块)2、使用外部专业服务的申请、审批、服务内容登记、登记时间和费用、评价。3、使用内部专业服务的申请、审批、服务内容和法律意见、工作时间记录等。(希望与工作日志、绩效模块相衔接)4、在系统中实现对法律服务登记、审批、提供等工作的自动流转、数据关联、信息检索、统计分析、过程监控、预警警示等功能。

印章/证照/授权管理

印章/授权/证照管理模块。1、刻制印章的申请、审批、归档,系统中实现对流程的自动流转、数据关联、信息检索、统计分析、过程监控等功能。2、用章申请及审批。3、授权书等文件申请审批。4、公司证照/授权书登记备案、有效期管理和预警,证照/授权书等文件借用登记。

绩效管理

绩效管理模块。主要用于监控法律管理实施的每个环节的时效,全面评价每个员工的工作业绩,自动形成重大事项日志进度、有效提升部门工作绩效管理水平,调动员工工作积极性,创造和谐、有序、积极向上的工作氛围。


采购申请

物资使用部门提出物资采购申请,通过预算额度检查后,部门内部主管人员进行审批

采购汇总(采购计划)

由归口部门对物资使用部门的物资采购申请,进行汇总,并且作适当调整,经过确认后,汇总后的采购申请将进入采购业务环节。

供应商选择

根据供应商与采购物资的对应关系关系,根据物资的属性,选择特定的寻源的方式,作为后续的谈判的对象。

谈判准备

  • 基本采购信息发布:

  • 发布采购项目信息,并邀请相关专家进行评标谈判准备;

  • 采购信息包括谈判时间、地点、内容以及相关进度信息。


谈判执行

  • 确定寻源方式(招投标,询报价,定向采购,反向拍卖等方式);

  • 寻源过程分为多个阶段,通过系统记录每个阶段的成果物;

  • 采购决策:采用决策委员会的方式对寻源结果进行确认;

中标文件生成:中标文件既可以在网上进行,也可以不在网上进行;

中标文件的审核:

  • 中标文件的审核既可以在网上采用工作流模式进行,也可以采用不在网上的方式进行审核。

中标文件发布:

  • 对发布的招标文件进行修改、补充、澄清和解答等。通过系统发出招标通知、招标公告、截标等相关信息,包括在具体开标过程中各个供应商投标报价内容,明细,以及专家评标原则。

文档管理:

  • 对采购过程中的各种文档,包括招标文档进行管理,可以对其进行分类、日期等查询。

中标管理

  • 发出中标通知书;

  • 对中标人进行邮件提醒;

  • 在网站上公布中标供应商。

采购订单管理

根据已经形成的合同,编制采购订单,订单需要在系统内部按照预先设定的审批流程进行审批。

采购过程中的单据信息

1、采购申请:需要包含的内容如下:预算信息,项目信息,申请部门信息,使用部门信息,商品名称,附加信息,申请数量,需求到货日期,供应商信息等等;

2、采购订单:需要包含的内容如下:合同信息,商品名称,附加信息,申请数量,商品价格,折扣信息,供应商信息等。

合同关键性信息

合同公共信息:

供应商:供应商是合同主体中的重要部分,是合同的乙方,其中供应商的编号信息、供应商等级、供应商类型、资质、银行账户信息等由科技部统一维护,并在信息系统中固化,以此杜绝在信息使用过程中的多口径情况;

  • 合同金额:合同签署的具体金额;

  • 支付条款:

  • 里程碑:里程碑一般用于实物采购或项目服务采购,里程碑管理对项目/采购有明确阶段性要求,例如实物采购供应中物资到货、安装调试完成、维保完成等里程碑,项目服务采购中合同签订、项目启动、初验、终验等里程碑;

  • 周期结算:按照合同约束的结算周期进行结算,如外包服务的月度结算、季度结算等;

  • 结算方式:现金、支票、转账、承兑汇票等;

  • 违约条款:合同履行过程中出现违约情况的赔偿要求;

  • 支付金额:支付金额或比例是根据里程碑及日期的具体约束体现的结算要求,结合合同金额及合同执行评估来确定合同支付的具体金额,合同执行不规范或执行没有达到标准的合同将对合同签署金额进行扣减支付。

服务外包类合同专用信息:

  • 外包人员岗位:根据项目服务的需要,对外包人员岗位提出要求,例如产品设计、业务咨询、产品架构、开发、测试等,并将各个岗位区分等级,用于对结算的参考;

  • 外包服务人员要求:指在合同签署时,对外包人员具体素质的最低标准,例如性别、年龄段要求、学历、工作年限、擅长领域、证书资质要求等。这类信息可以通过系统进行属性固化完成;

  • 外包服务预计工作量:预计服务项目的总工作量及分配到具体人员具体岗位的工作量,并以此信息结合合同约定单价计算结算总价;

  • 人员单价信息:人员单价信息是结算的基础,合同中的人员单价以服务人员岗位来评定。

实物类资产采购合同专用信息:

  • 商品库:商品库是实物采购的具体采购内容,是合同信息的重要组成部分,商品库按照商品类型、供应商、型号及对应属性进行分类管理;

  • 数量:本合同采购物资的具体数量;

  • 单价:采购具体物资对应的采购单价;

  • 到货日期:到货日期是合同执行评估的重要指标之一,合同对到货日期进行约束;

  • 到货地点:到货地点约束合同送货的具体要求,一般分为直接配送至现场或作为一般性物资配送到仓库(虚拟仓库)。


供应商管理

提供供应商管理功能,对供应商管理包括准入、认证、分类、退出、信息、绩效、升降级管理的全过程进行支撑。作为企业对供应商进行集中管理的维护中心,与供应商门户交互,共同实现供应商与企业进行的供应链全程运作过程。

支持分品类的准入策略,通过供应商认证,提高供应商初始质量,支持供应商绩效评估管理,保持并持续改善供应商质量,支持省市两级供应商管理体系。

供应商准入,提供供应商在线注册、提交资质审核材料、审核、基础信息入库等准入管理功能。

(1)供应商认证管理

可以依据供应商管理权限类别和物料品类管理的细分原则制定供应商准入模型,供应商根据准入模型中的内容提供必要的信息,形成基本的供应商信息库。

可以对符合准入标准的供应商进行资质核实和认证,并根据认证结果确认合格供应商,更新供应商信息库。

(2)供应商分类管理,支持制定供应商相关的分类标准,划分供应商级别,例如从产品的重要性、采购金额、供应风险、供货区域等多个维度对供应商进行分析与分类。

供应商信息库管理,实现供应商信息的统一管理和维护。

(3)供应商退出管理,提供供应商退出的流程管理过程和退出通知等退出管理功能。更新供应商信息库,记录退出状态和原因,并向供应商发送退出通知。可以随时查询退出供应商的信息和记录。

(4)供应商关系管理,支持通过问卷反馈或者直接维护的方式,实现供应商对企业反向评估的功能,并进行相关统计分析。

(5)供应商账号权限,实现供应商账号创建、授权的统一管理。供应商可以依据分配的账号权限登录供应商门户实现与企业供应链系统进行交互。

(6)潜在供应商管理,提供对潜在的供应商信息管理和评估的功能。

(7)供应商后评估与反响后评估,系统支持根据绩效指标灵活定义评估模版功能,支持灵活选择调查对象和考核对象,支持同时对多个考核对象进行绩效评估,能够根据实际情况实现评估流程。

(8)系统支持按照公司、项目经理、专业(产品)、采购项目、供应商等不同维度进行汇总分析,系统应支持表单、柱图、饼图等不同展示形式。

(9)供应商绩效,实现对供应商的响应时间、到货及时率、产品质量、售货服务等进行考核评估管理。

(10)支持供应商批量通知发送功能。可以按照产品或者其他信息对供应商分类后,进行批量通知,通知阅读后有标注。

采购流程管理

目前银联商务的采购方式分为以下三种:一是统招统签,即针对统招采购目录中明确为省统招统签的采购对象,由采购管理部负责供应商选择和签订采购合同及订单;二是统招分签,即针对统招采购目录中明确为省统招分签的采购对象,由采购管理部负责供应商选择,需求单位负责签订采购合同/订单;三是需求部门或分公司自采,即针对未列入统招范围内的采购对象,由各需求单位自行负责供应商选择和签订采购合同及订单。

(1)采购需求管理

  • 支持采购需求部门在系统内填报采购需求计划申请,自动生成采购需求计划申请表,并进行流程管理。支持采购需求省市县三级管理,多级审批;支持对采购需求的多级汇总。未来需要支持与预算系统的衔接,支持预算检查及控制。

  • 支持紧急或临时性采购需求的填报,可以根据物料类别或业务类型、金额打下定义不同的审批流程。

  • 支持采购需求计划的变更。

  • 支持对按照采购对象属性(是统招统签、统招分签、市分招分签)的不同,对采购需求计划的不同流程处理。

  • 能够对采购需求计划对后续处理进行跟踪,了解采购进度。

  • 支持需求单位对需求确认功能,多供应商、多产品入围情况下,由需求单位根据业务需要选择供应商和产品,并确认各类产品采购量。

  • 支持按照采购需求申请表内各项内容进行索引、分类、合并等操作。

(2)采购或谈判管理

  • 支持自动链接采购需求计划内容。支持将不同的采购需求合并,生成采购文件审批单,并进行流程管理。

  • 支持采购过程管理。根据不同采购方式可以设置不同的计划阶段管理,如公开招标方式包括以下几个计划阶段,招标公告发布(澄清、延期等)、招标日期安排、评委确定、招标结果公告发布、供应商合同签订等等。

  • 能够跟踪采购进度,进行预警和催办,提供图形化跟踪页面。 

  • 支持采购各阶段文档的模板生成、信息内容的自动链接和导入功能。

  • 能够提供统计分析报表,包含:各阶段项目统计、按计划执行项目统计、未及时填报实际完成时间项目统计、项目计划变更频率统计、各阶段完成周期时间对比。

(3)业务协同功能

  • 实现集采系统与供应商门户对接,实现采购订单协同和收发货协同。统招的所有订单必须通过统招执行管理模块转发给供应商门户,以实现B2B业务协同。

  • 供应商在供应商门户可对订单进行确认、跟踪。

  • 可以实现供应商依据订单形成发货记录,生成企业的入库通知单。

(4)采购订单管理

  • 分公司根据业务发展需求于每月月底向省公司采购管理部提交采购需求;

  • 系统支持采购订单的一级或多级审批。

(5)采购收货管理

  • 采购收货应可以从采购订单关联生成。

  • 系统应允许同一张采购订单多次收货。审核后的采购收货单应可以下推关联生成采购入库单。采购收货时,一般需进行质量检验,对检验合格的、或可以降级接收的才可以做入库,否则退回供应商。

  • 分公司组织实施到货验收,并将验收结果(含到货时间、货物名称、货物序列号、产品合格率、故障设备品牌、型号、数量等)反馈至省公司采购管理部, 省公司采购管理部根据验收结果处理退、换货事宜。

  • 支持采购收货单与采购订单1:1、1:N、N:1的匹配核销。

(6)采购发票与结算

  • 货物验收完全通过,由总公司采购管理部发起,进入结算流程。供货商向省公司开具增值税专用发票,采购资产部结合验收情况表,完成库存材料虚拟入库与财务报账手续。财务资产部将存货虚拟库存完整转移给分公司,分公司负责对物资进行实物库存管理;总公司按照合同约定的付款条件与供应商进行往来结算。采购管理部请款支付。采购发票应可以从采购入库单关联生成,并支持手工录入采购发票。

  • 支持现款结算、预付款结算、先货后款、分期付款等结算方式。

(7)采购统计与分析

提供内部采购的统计;提供订单完成统计、货到票未到统计、应付帐款、价格分析、订单价值分析等;提供管理跟踪功能,可以跟踪采购申请、采购订单、采购发票等单据的执行情况以及当前状态;比如可以跟踪订单的已收货数量、已开票数量、已开票金额。

工作流管理

(1)支持流程可配置化管理,具备良好的流程图形交互效果,可由各公司独自管理公司的业务流程,支持业务流程进度监控,流程处理情况统计。

(2)提供流程引擎能力调用接口,实现与相邻系统的流程触发、嵌套等功能。

(3)要求业务表单和流程分离。各分公司可根据需求定义自有表单格式,并共享相同的流程流转步骤,简化流程重复配置工作。

(4)图形化流程编辑:支持图形化流程编辑器与表单编辑器,通过拖拽的方式能方便快速的实现流程及表单的自定义。

(5)支持业务部门而不是技术部门自己建设和管理流程表单,提供自定义的流程设计功能,对于流程和步骤需要提供强大的属性设置功能,不需要任何编码。

(6)流程监控功能:流程每个执行环节包括办理时间、办理意见等,同时,可在流程执行过程中查看流程图,流程图上标有节点状态感知(如:处理、未处理、处理中),方便用户跟踪流程的执行状态。

(7)流程查询:实现接入系统流程列表统一展示,汇总检索,快速定位、即时调用能力;可以通过不同查询条件进行模糊查询,其中查询条件“流程状态”中包括正在办理的流程、已暂停的流程、已终止的流程、未结束的流程、已结束的流程、全部流程等选项;

(8)提供流程嵌套功能(子流程),并且支持多流程联系。主流程能够触发子流程,主流程和子流程之间能够实现数据信息、附件、正文等内容的传递。

(9)支持复杂的条件路由判断,要能够自动根据数据库中某个字段的值决定流程的走向;

(10)支持接入异构系统或其他模块调用工作流引擎,处理审批流转。

(11)分发处理功能:能通过定制好的流程对单据进行分发处理,接收的用户可以是个人也可以是部门,接收人可以从组织架构随意选择。

(12)一个流程能够实现不同步骤对应不同的表单。不同流程节点对相应表单中的不同字段可以设置不同的操作权限,如编辑、只读、数据隐藏等。

(13)支持多种方式和多维度的流程经办人定义:比如可以直接按人员指定经办人、按照组织架构指定经办人、按角色指定经办人,如岗位、职务等、流程可以自动添加回转经办人。要求支持根据流程表单中字段的值来决定流程走向,进行分支判断。

(14)流程催办功能:催办信息可以通过即时通信、短信、邮件等方式进行提醒,可以按系统设置的时间主动进行催办,也可以由流程发起人、监督人进行催办。

(15)流程支持加签、跳转、临时授权等功能。支持自由流程。可以根据不同人员权限角色赋予对流程的不同管理职能。其他有管理权限的人员可以有流程监控的权限,对于相关有误的流程,可以进行流程结点的控制,如有必要可以进行流程的直接删除。

(16)流程设置可以实现串行、并行、串签、并签、条件分支、人工分支、循环等多种流转方式;在每个控制节点中可以灵活定制各种操作。提供系统间的流程的跨系统交换流转,如省市级公文流转,上传下达等。

(17)不影响对接子系统的系统独立性、可靠性;

(18)常见流程

  • 转下一步(或同意):将自己的办理意见及流程一起提交给下一步骤办理;

  • 结束:流程最后一个节点可以结束整个流程,表示流程处理完成;

  • 退回:将本步骤流程退回到上一步骤或退回到该步骤前任何一步重新办理;写明退回理由,并消息通知之前的节点的执行人;

  • 终止:终止当前处理的整个流程,终止后,该流程无法继续办理,只能重新发起;

  • 补正:将审批流程退到某一步骤修改流程内容;

  • 撤回:下一节点没有处理前,该节点执行人可以撤回;流程会撤回到该节点的“待办工作”窗口,可以对此进行修改;

  • 转其他人:将本步骤转给其他人办理;

  • 会签:将流程同时发给多人审核,必须所有参与人员都办理完毕后,流程才能继续流转;

  • 会知:将流程内容告诉下一节点,该节点不用处理流程;

  • 流程委托:可以事先将不同的流程委托不同的下级代为办理;

  • 流程干预:上级可以将其下属职员的待办的流程,在权限许可下可以对流程干预。

  • 子流程嵌套:支持地市公司流程流转完成后触发省公司或其他分公司流程,支持省公司流程流转完成后触发一个或多个地市公司流程。

配置规则:提供管理员可视化页面,实现管控字段阀值灵活配置。新规则变化不应影响历史数据原有规则。

东软的工作流软件可以支持多个业务系统的流程共享。

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